سببًا لانتهاء رسائل البريد الإلكتروني لإدارة علاقات العملاء الخاصة بك في البريد العشوائي

هل ضغطت يومًا على ”إرسال“ في حملة بريد إلكتروني لإدارة علاقات العملاء لتكتشف لاحقًا أن معظم رسائلك الإلكترونية انزلقت إلى مجلدات الرسائل غير المرغوب فيها؟ الأمر أشبه ببذل كل هذا الجهد في صياغة رسالة، لتجدها تختفي في الفراغ الرقمي. أمر محبط، أليس كذلك؟

لا يقتصر وصول رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بإدارة علاقات العملاء إلى البريد الوارد على مجرد إرسال رسالة رائعة، بل يتعلق الأمر بفهم خوارزميات البريد الإلكتروني، واستخدام الإعدادات التقنية الصحيحة، ومعرفة بعض الحيل الداخلية. يتطرق هذا المقال إلى طرق عملية وقابلة للتنفيذ لتحسين قابلية تسليم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بإدارة علاقات العملاء - بدون مصطلحات بل مجرد نصائح حقيقية يمكنك البدء في تطبيقها اليوم.

لذا إذا كنت مستعداً لزيادة معدلات فتح الرسائل وضمان حصول رسائلك على الاهتمام الذي تستحقه، تابع القراءة. دعنا نبقي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بإدارة علاقات العملاء بعيدًا عن الرسائل غير المرغوب فيها وأمام جمهورك حيث ينتمون.

لماذا انتقلت رسائلك الإلكترونية إلى البريد غير الهام؟

The junk or spam folder is like an email’s holding cell, where messages suspected of being unwanted, harmful, or irrelevant get filtered. Internet Service Providers (ISPs) and email providers like Gmail, Outlook, or Yahoo use a mix of algorithms and filters to identify emails that might be spam, protecting users from unsolicited or malicious content.

ينتهي البريد الإلكتروني في مجلد الرسائل غير المرغوب فيها عندما يؤدي إلى تشغيل مرشحات معينة تصنفه كرسالة بريد إلكتروني غير مرغوب فيها. تقوم هذه المرشحات بتحليل كل بريد إلكتروني بناءً على مجموعة متنوعة من العوامل، بدءاً من سمعة المرسل إلى اللغة المستخدمة في البريد الإلكتروني. فيما يلي نظرة فاحصة على الأسباب الأكثر شيوعًا التي تؤدي إلى وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني:

سمعة المرسل السيئة

يراقب مزودو خدمات البريد الإلكتروني سمعة المرسل عن كثب. إذا كان للمجال أو عنوان IP تاريخ في إرسال محتوى غير مرغوب فيه، أو إذا كان مرتبطاً بحساب ذي تفاعل منخفض، فمن المحتمل أن يتم الإبلاغ عنه. يمكن أن تؤدي معدلات الارتداد المرتفعة أو معدلات الفتح المنخفضة أو الشكاوى المتكررة إلى الإضرار بسمعة المرسل، مما يؤدي إلى تحويل رسائل البريد الإلكتروني مباشرة إلى رسائل غير مرغوب فيها.

المحتوى المشبوه

غالباً ما ترتبط بعض الكلمات أو العبارات - مثل ”مجاناً“ أو ”اربح الآن“ أو ”عرض لفترة محدودة“ - بالرسائل غير المرغوب فيها، لذلك قد يقوم مزودو خدمات البريد الإلكتروني بالإبلاغ عن رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على هذه الكلمات على أنها غير مرغوب فيها. وينطبق الأمر نفسه على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على الكثير من علامات التعجب، أو الاستخدام المفرط للأحرف الكبيرة، أو نسب الصور إلى النصوص غير المتوازنة. يلعب المحتوى دورًا رئيسيًا في كيفية تحديد مرشحات البريد الإلكتروني ما إذا كان البريد الإلكتروني غير مرغوب فيه أو شرعيًا.

التكوينات التقنية الخاطئة

يتوقع مزودو خدمات البريد الإلكتروني رؤية بعض بروتوكولات الأمان المعمول بها، مثل SPF (إطار سياسة المرسل) وDKIM (البريد المعرّف بمفاتيح المجال) ومصادقة DMARC (مصادقة الرسائل المستندة إلى المجال والإبلاغ والمطابقة). تؤكد هذه البروتوكولات أن البريد الإلكتروني تم إرساله من قبل مرسل معتمد، مما يقلل من فرصة انتحال البريد الإلكتروني. عندما تكون هذه البروتوكولات مفقودة أو تم إعدادها بشكل غير صحيح، فإن ذلك يرفع علامة حمراء، وقد ينتقل البريد الإلكتروني إلى البريد المزعج.

الإرسال عالي التردد

إرسال الكثير من رسائل البريد الإلكتروني في فترة قصيرة قد يبدو مريباً. إذا قام المرسل بإرسال عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني دفعة واحدة، فقد يرى مزودو خدمات الإنترنت هذا كسلوك غير مرغوب فيه ويضعون علامة تلقائيًا على هذه الرسائل الإلكترونية كرسائل غير مرغوب فيها. وهذا أمر شائع بشكل خاص عندما يزيد المرسلون الجدد من حجم بريدهم الإلكتروني بسرعة كبيرة دون أن يقوموا بتهيئة نطاق الإرسال الخاص بهم.

إشارات تفاعل المستخدم

يأخذ مزودو خدمات البريد الإلكتروني بعين الاعتبار كيفية تفاعل المستلمين مع رسائل مرسل البريد الإلكتروني السابقة. إذا قام الأشخاص باستمرار بحذف رسائل البريد الإلكتروني الواردة من مرسل معين أو تجاهلها أو الإبلاغ عنها كرسائل غير مرغوب فيها، فهذا يشير إلى انخفاض الثقة والأهمية. وبمرور الوقت، يزيد ذلك من احتمالية وصول رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية من هذا المرسل إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

سطور الموضوع المضللة

سطور العناوين هي أول ما يراه المستلمون، وإذا كانت مضللة أو مثيرة بشكل مفرط، فإنها يمكن أن تؤدي إلى تشغيل مرشحات الرسائل غير المرغوب فيها. على سبيل المثال، يمكن لسطور الموضوع التي تعد بنتائج غير واقعية (”اخسر 20 رطلاً في أسبوع!“) أو استخدام عبارات عاجلة كـ ”تصرف الآن قبل فوات الأوان!“ أن تجعل البريد الإلكتروني يبدو غير جدير بالثقة. تم تصميم فلاتر البريد المزعج لالتقاط هذه الأساليب وقد تضع علامة على مثل هذه الرسائل الإلكترونية كرسائل غير مرغوب فيها.

عدم الحصول على إذن من المستلمين

One of the biggest reasons emails go to spam is sending messages to people who didn’t opt in. If recipients haven’t given explicit permission to be contacted, or if emails are sent to purchased lists, email providers may automatically flag these emails as spam. User consent is a key factor in email marketing, and violating it can damage a sender’s reputation.

مشكلات إلغاء الاشتراك

يجب أن تتضمن رسائل البريد الإلكتروني المشروعة طريقة سهلة للمستخدمين لإلغاء الاشتراك. إذا كان البريد الإلكتروني يفتقر إلى رابط واضح لإلغاء الاشتراك أو إذا كان من الصعب على المستلمين العثور عليه أو استخدامه، فقد يقوم مزودو خدمات البريد الإلكتروني بالإبلاغ عنه كرسالة غير مرغوب فيها. يراقب مزوّدو خدمات الإنترنت الشكاوى، وإذا أبلغ المستخدمون عن عدم قدرتهم على إلغاء الاشتراك من قائمة المرسل، فقد يتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني المستقبلية من هذا المرسل مباشرة إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها.

ارتفاع نسبة الصورة إلى النص

من المرجح أن يتم وضع علامة على رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي في معظمها على صور مع القليل جدًا من النصوص على أنها رسائل غير مرغوب فيها. لا توفر الصور وحدها الكثير من المعلومات لمرشحات البريد الإلكتروني، لذلك يمكن أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني هذه مشبوهة أو فارغة، مما يؤدي إلى تشغيل مرشحات الرسائل غير المرغوب فيها. لتحسين إمكانية التسليم، يجب أن تحافظ رسائل البريد الإلكتروني بشكل مثالي على مزيج متوازن من الصور والنصوص.

اسم ”من“ غير مألوف أو عنوان بريد إلكتروني غير مألوف

عندما يرى المستلمون اسم ”من“ غير معروف أو غير مألوف، أو عندما لا يتماشى مع العلامة التجارية التي اشتركوا فيها، فقد يتجاهلون البريد الإلكتروني أو حتى يضعون علامة عليه كرسالة غير مرغوب فيها. وبالمثل، إذا كان عنوان البريد الإلكتروني يبدو مريباً أو غير جدير بالثقة (على سبيل المثال، حساب عام أو عشوائي على Gmail أو Yahoo بدلاً من نطاق الشركة)، فقد يثير ذلك علامات حمراء لدى المستلمين ومزودي خدمات البريد الإلكتروني.

أخطاء ترميز HTML

يمكن أن يؤدي سوء تنسيق HTML، مثل الروابط المعطلة أو العلامات غير المغلقة أو التعليمات البرمجية المعقدة للغاية، إلى جعل البريد الإلكتروني يبدو وكأنه تم إنشاؤه بواسطة مرسل بريد مزعج. إذا اكتشف عميل بريد إلكتروني وجود HTML غير متقن أو مريب، فمن المرجح أن يدفع البريد الإلكتروني إلى مجلد الرسائل غير المرغوب فيها. يمكن لرمز HTML البسيط والنظيف أن يقلل من هذا الخطر ويحسن إمكانية التسليم.

الاستخدام المفرط للمرفقات

يمكن للمرفقات، خاصة الكبيرة أو المتعددة منها، أن تجعل البريد الإلكتروني يبدو مشبوهًا، حيث إنها غالبًا ما تُستخدم في مخططات التصيد الاحتيالي. نادراً ما تتطلب رسائل البريد الإلكتروني لإدارة علاقات العملاء مرفقات، لذا فإن إضافتها يمكن أن تكون علامة حمراء. بدلاً من ذلك، يمكن أن يساعد الارتباط بمستند آمن عبر الإنترنت في منع الإبلاغ عن الرسائل غير المرغوب فيها.

الرموز المخصصة بشكل مفرط

بينما يؤدي التخصيص بشكل عام إلى تحسين التفاعل مع البريد الإلكتروني، إلا أن المبالغة في التخصيص يمكن أن يكون لها تأثير عكسي. على سبيل المثال، إذا استخدمت رسالة بريد إلكتروني رموز تخصيص متعددة بطريقة غير طبيعية (”مرحبًا [الاسم الأول] [اسم العائلة]، إليك طلبك، [رقم الطلب]“، فقد تبدو غير مرغوب فيها بالنسبة إلى المرشحات. قد يضع مزودو خدمات البريد الإلكتروني علامة عليها كمحاولة للتلاعب بالمستلم، مما يدفعها إلى البريد المزعج.

الاستخدام المتكرر لمختصرات عناوين URL

يمكن لمختصرات عناوين URL مثل bit.ly أو tinyurl إخفاء موقع الويب الوجهة، مما يجعل رسائل البريد الإلكتروني تبدو مشبوهة لكل من مرشحات الرسائل غير المرغوب فيها والمستلمين. نظرًا لأن مرسلي الرسائل غير المرغوب فيها غالبًا ما يستخدمونها لإخفاء الروابط الخبيثة، فإن الاعتماد بشكل كبير على عناوين URL المختصرة يمكن أن يضر بإمكانية تسليم البريد الإلكتروني. استخدم عناوين URL الكاملة عندما يكون ذلك ممكناً أو مختصرات عناوين URL ذات العلامات التجارية، إذا كانت متاحة.

ارتفاع معدل الارتداد

إذا كان المرسل يرسل بانتظام رسائل بريد إلكتروني غير صالحة أو عناوين غير مفعلة، مما يؤدي إلى ارتفاع معدل الارتداد، فقد يرى مزودو خدمات البريد الإلكتروني أن هذا علامة على قائمة جهات اتصال منخفضة الجودة أو سيئة الصيانة. وبمرور الوقت، يشير معدل الارتداد المرتفع إلى مزودي خدمة الإنترنت إلى أن رسائل البريد الإلكتروني للمرسل قد لا تكون موضع ترحيب أو مستهدفة بشكل جيد، مما يؤدي إلى وضع علامة على المزيد من الرسائل كرسائل غير مرغوب فيها.

إبقاء رسائلك الإلكترونية بعيداً عن الرسائل غير المرغوب فيها

لإبقاء رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بإدارة علاقات العملاء بعيدًا عن الرسائل غير المرغوب فيها، ركز على بناء سمعة قوية للمرسل باستخدام قوائم تستند إلى إذن وإبقاء سطور الموضوع واضحة وذات صلة. قم بإعداد مصادقة البريد الإلكتروني (SPF، DKIM، DMARC) لتعزيز المصداقية، وحافظ على نسبة متوازنة من الصورة إلى النص. التزم باستخدام اسم ”من“ ثابت، وتأكد من تضمين رابط إلغاء اشتراك مرئي، وتجنب استخدام أدوات اختصار عناوين URL. وأخيراً، نظف قائمتك بانتظام لتقليل حالات الارتداد. يمكن لهذه الخطوات الصغيرة أن تُحدث فرقاً كبيراً في ضمان وصول رسائلك الإلكترونية إلى البريد الوارد.

We hope this article helps you achieve spam-free outreach as you connect with your audience through effective email marketing! For more tools to streamline your business efforts, from corporate management to customer relationship insights, check out SMO—our all-in-one small business management SaaS service designed to fuel your growth.